「あっ！また、やってしまった。」と何度もしてしまう、うっかりミス。
・書類の提出忘れ
・待ち合わせ時間の勘違い
・メール送信時の添付忘れ
・LINEやメールでの誤字脱字
・テストの問題をよく読まずに誤解答する
など、たくさんありますよね。
おそらく、仕事だけでなく、プライベートや学生時代でも、たくさんの人が何度も経験したことでしょう。
多くの場合は、笑い話で済んだり、リカバリーしているからこそ、「うっかりミス」という表現ができているかもしれませんが、うっかりミスで済まされなかったケースも世の中にはあります。
また、１回だけであれば許されるかもしれませんが、ついつい何度もしてしまうのがうっかりミス。
仕事において、うっかりミスを重ねてしまうことは、自分の評価を下げるだけでなく、大きな損失を出してしまうこともあります。
今回の記事では、そんなミスが多い人に向けて、うっかりミスしてしまう人の特徴から対策までを徹底解説いたします。
うっかりミスが多い人の特徴
まずは、うっかりミスが多い人の特徴をご紹介します。
あなたはどれに該当するか、考えながら読んでみてください。
「自分はできる！大丈夫」という自意識過剰
例えば、上司から仕事を依頼されたときや打合わせ中のお客様からの要望などを受けた際に、「自分なら、これぐらいメモせずに暗記できる」とメモせずに、暗記に頼った場合、高確率で忘れるのが人間です。
仮に、直前までは覚えていても、他事を間にはさんでしまい、いつの間にか意識から消えているでしょう。
仕事におけるクレームや重大なミスの原因は、この「大丈夫であろう」という過剰な思い込みと言えます。
時間に追われている
学生時代の長期休みの宿題を最後に追い込んで終わらせてきた人は、社会人になってからも、時間管理ができず、締め切りぎりぎりに焦って業務を行っているのではないでしょうか。
そして、そんな時間に余裕がない中、完璧に業務を完遂できるわけはありません。どこかで、うっかりミスをしていませんか？
時間に余裕があれば、一通りの業務を終えた後に確認する時間をとれますが、余裕がなければ、そのまま確認することもなく終えてしまうでしょう。
学生時代の試験問題で、「正しくないものを選びなさい」と記載があるにも関わらず、焦るあまり、正しいものを選んでしまうのも時間に追われていたからではないでしょうか。
整理整頓ができていない
整理整頓ができない人は、性格の問題も関わっているので、簡単に治せるものではありません。
・付箋にメモするも、その付箋がどこに行ったかわからなくなっていませんか？
・ファイルに書類は綴じるものの、いろんな書類を１つのクリアファイルにまとめていませんか？
整理整頓ができていないことにより、うっかりミスだけでなく、書類を探すのに時間がかかってしまい、業務が非効率になる、などの弊害も起きてしまいます。
慣れ、慢性化、緊張感の欠如
業務に慣れてくると、ついつい流れ作業のように済まそうとしてしまいます。
もちろん、慣れているので必ずミスをするわけではありませんが、どこかのタイミングで発生するのがうっかりミスです。
見積もりの数量間違いやＦＡＸの誤送信、メールなどの誤字脱字など、当たり前のようにこなせる作業ほど、うっかりミスは起きやすいということを自覚しましょう。
スキル不足で、段取りが悪い
前述の慣れとは逆に、一連の業務を俯瞰的に見ることができず、１つ１つの業務の意味を認識できていない場合、目標達成に必要なスキルがなく、ミスを起こしてしまうことがあります。
また、初めて挑戦する業務で慣れていないからこそ、段取り良く進められないことは多々あります。
アルバイトであれば、「新人だからしょうがないね。」と許されますが、社会人ともなれば、新人だろうと熟練だろうと関係ありません。
仕事は仕事です。慣れていなくて、スキルが不足しているならば、準備と確認に時間をかけて完遂しなさいと言われるでしょう。
集中力の欠如
集中できていないため、注意力が散漫し、ミスが起きやすくなってしまいます。
集中できていない理由として、睡眠不足や疲れが溜まっているなど健康的な理由の場合と、意識が他ごとに向いている場合とがあります。
前者の健康面の場合、身体的なものであれば、休みの日にしっかりとケアするなどの対策は可能ですが、ストレスなどの精神的なものの場合は、早期に解決を図る必要があります。
自分なりのストレス解消するための方法を見つけ出しましょう。
ただし、意識がプライベートな事象に向いてしまい集中できないことは、社会人としてはあってはいけないこと。
学生ではないので、１人の社会人として仕事とプライベートはわけられるようになりましょう。
うっかりミス・注意散漫…対策は自己理解？
ミスをしやすい人の特徴はいかがでしたでしょうか。
いくつか思い当たるものはありましたか？
ここからは、そんなうっかりミスを減らすための手順と対策を解説します。
【手順1】まずは、自分のミスの傾向をしっかりと理解する
ミスをしてしまう理由は、必ずあなた自身に原因があります。
行動パターンなのか、考え方や性格によるものなのかは人それぞれですが、ミスの傾向を自覚することができれば、仕事においてもプライベートにおいても、これまでよりミスを減らすことができます。
これまでミスしたことを、簡単でいいので、傾向別にノートにまとめてみましょう。
【手順2】傾向別に対策を考える
自分のミスの傾向を理解仕事たところで、ここからはミスを防ぐための具体的な対策を7つご紹介します。
①確認チェックリストをつくる
やるべきことや確認すべきことを細かく書き出して、チェックできるようにリスト化することが最もおすすめの対策です。
細かく書き出すことで、やらなければいけない業務が抜けることもなくなり、また優先順位の把握もできることから、業務の効率も向上します。
また、確認チェックリストは付箋などのなくなる可能性があるものは使わずに、手帳や卓上ボードなど、なくならず、なおかつ自分がよく目にするものや場所に作成することをおすすめします。
②メモをこまめにとる
社会人の基本ですが、人の話を聞くときは、必ずメモをとりましょう。
上司から指示を受けるときだけでなく、お客様と打合せを行う際もメモは大切です。
まずは、人間の記憶ほど不確かなものはないと自覚しましょう。
そして、メモをとった際は、必ずメモの内容が合っているのかをその場で復唱確認することで、さらにミスを防ぐことに繋がります。
また、とったメモは、なくならないようにデスクなどに貼るのではなく、手帳に貼り、どこかに転記するかメモの内容を終えてからはがすなどのフローを作っておくと、さらにミスの軽減になり、業務スピードも向上します。
③詳細確認と見直し確認の徹底
ミスが起きるとき、少なからず思い込みによるミスも多いのが現実。
仕事をする中で少しでも疑問が生じた場合は、自分の解釈でそのまま進めるのではなく、上司や先輩に必ず確認しましょう。
仕事はスピードも大切ですが、確実に遂行することも大切です。
また、仕事をやり終えてからの再確認の徹底も忘れてはいけません。
再確認する習慣があれば、どれだけのミスが減らせるでしょうか。
もちろん、「自分は大丈夫」と思い込みながら再確認しても意味はありません。
そんなときは、少し時間を置いてから再確認してみてください。きっと、客観的に確認できるでしょう。
④目に入る場所は常に整頓する習慣を
整理整頓ができていれば、それだけ業務に集中できますが、できていなければ、集中できないだけでなく、大切なメモを紛失してしまう可能性もあります。
デスクの上やデスク周りだけでなく、書類も業務ごとやカテゴリーごとにファイルを分けて保管しておけば、ミスの軽減と業務スピードの向上は大いに期待できます。
いらない書類はすぐに破棄したり、紙として手元に残しておく必要がないなら、プリンターのスキャン機能を使用し、データ化することをおすすめします。
データ化しておけば、フォルダごとに管理することができ、デスク上の整理整頓だけでなく、共有や参考にすることが容易に可能になりますよ。
⑤前日、前々日にスケジュール確認を細かく実施
時間に追われないためには、先々のスケジュールまで把握しておくことが必要です。
特に、納期や提出期限などを過ぎてしまうミスを犯しやすい傾向のある方は、1日、1週間、1か月と、先のスケジュールをこまめに確認する習慣をつけましょう。
スケジュールをしっかりと把握しておけば、いつ何をしないといけないのかは明確になり、ミスは減るでしょう。
また、確認する時間もとることができるようになり、さらに正確性を高めることができます。
⑥報告、連絡、相談、共有の徹底
上司や周りの人に、報告、連絡、相談、共有のいずれかを常にしておけば、自分が抜けてしまっても、誰かが気づいてくれ、ミスを防げることもあります。
もちろん何でも共有できるわけではありませんが、重要な事項であれば、時には周囲に協力を仰ぐことも必要なことです。
⑦食事、睡眠をしっかりととる
仕事に集中できない理由の中で、疲労は大きな割合を占めます。
残業続きで、しっかりと休養がとれず、食事すらまともにとっていない生活を続けてしまうと、脳のエネルギー源であるブドウ糖不足となり、集中できなくなってしまいます。
また、不規則な生活や身体を酷使して働くことで、うつ病やその他の重い病気になってしまう可能性も。
基本的なことですが、食事や睡眠などをしっかりとり、体調面を整えることはとても大切なのです。
集中力を高める方法
人は、最大限集中しているとき、実力以上のモノが出てくることがあります。
これは、仕事だけでなく、スポーツの世界でも実際に起こっていることです。
この集中力は、思い込みの力を利用したり、環境を整えるだけで高めることができるのを知っていますか？
ここでは、２つのカテゴリーごとに集中力を高めるコツを紹介いたします。
取り組む前に目標を設定する
取り組む前に、今日やるべきことをリストアップしたり時間を設定することで、作業効率がグンとアップします。
闇雲に手をつけてしまうと、優先順位がわからなくなったり、ダラダラしてしまいがち。
・１日ごとにやるべきタスクを複数ピックアップし、完遂できたら自分にご褒美を用意する
このように、始める前に、今日1日の目標を必ず設定するようにしましょう。
環境を整える
環境を整えることもとても重要です。
人によって自分に合う場所はそれぞれ。
・携帯電話や社内電話などの雑音がない場所で行う
など、自分が作業しやすい環境を選び、集中力を高めていきましょう。
最後に
何かが理由となり、うっかりミスをしてしまいました。
仕事であれ、プライベートであれ、そのうっかりミスが時に重大な事態を招くこともあります。
うっかりミスといわれるものは、防ぐことができるからこそ、「うっかり」と表現されています。
しっかりと自分の傾向を自覚し、対策を早期から講じることができれば、必ずなくせるものなのです。
うっかりミスをなくすことができれば、仕事上では昇進、昇給につながり、プライベートでは周囲からの信頼度が向上したり、自分の行動に後悔することもなくなります。
しっかりと対策を講じて、よりよい人生にしていきましょう。
