私生活に社会生活、あらゆる局面において事をスムーズに進めてくれる段取り。
段取りを行えば、仕事も上手くいき、プライベートではより効率的に多くの時間を好きなことに使えるようになります。
段取りとは、『もっと日々の生活に余白をもたらしたい』と思ったときに、お金も時間もかけずに解決してくれるものなのです。
より現実的かつ効率的な段取りを行うためには、日頃から段取りを意識した習慣を身につけていきましょう。
段取り力を上げる習慣10選
段取りとは、その場で臨機応変に対応していくイメージがあるかもしれません。
確かにそういった面はありますが、普段から段取りをする習慣があるだけで、いくつか自分の中に「段取りのパターン」を見つけることができます。
段取り力がアップする基本習慣を身につけ、自分の段取りのパターンを見つけ出していきましょう。
①カレンダーに予定を記入する
先を見越して段取りを行う上で最も重要となるのが、スケジュールの把握です。
今自分がどれだけのタスクを抱えていて、期限はいつなのか、どれだけ余裕があるのかを正確に把握することが、効率的な段取りに必要不可欠です。
頭で把握できているから大丈夫だというのは大きな間違いです。
その慢心が小さなミスを生み、積み重なって大きなロスとなります。
失念は誰にでも起こりうることですが、大抵が防ぐことのできたはずの失敗です。
日常で発生したタスクや予定は逐一カレンダー上で管理するようにして、先々の予定は漏れなく把握できるようにしましょう。
②寝る前に明日の準備をしておく
いきなり一日の予定全体を計画し実行しようとすると中々上手くいきません。
まずは『段取りを行う』という目的に至るまでの最初の目標である『事前の準備』を身に付ける必要があります。
明日に必要となるものを前日に準備しておく習慣が身に付けば、自然と他の物事に対しても準備という行動が取れるようになります。
明日持っていかなければならない物、朝食の下ごしらえ、交通機関や天候の確認などなど、やれることはいくらでもあります。
起きてからでも十分できることではありますが、前もって行う習慣が段取り力に直結します。
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③通学・通勤中の時間を常に確認する
段取りにおいて、準備の次に必要となるのは実行してから達成するまでの進捗を確認し、調整することです。
その練習として、通勤している最中に起こった誤差をリアルタイムで把握することが非常に役立ちます。
家を出る時刻と出勤する時刻はみなさん把握していると思いますが、そこに加えて電車を降りる時間や、車通勤の人なら大体の中間地点を通過する時間なども一緒に把握してください。
電車の遅れや渋滞など、何かしらの要因で遅れが生じたり、単純に歩くスピードの違いなとで時間がズレることは必ず起こりえます。
いつもより遅れているなら遅れた時間をどう取り戻すのか、それが無理なら早目に報告するべきなのかどうか、そういった先を見越した行動をシミュレーションすることが、進捗を確認するためのデモンストレーションになります。
多くの人が普段から無意識の内に行っていることですが、それを意識して行うことが重要です。
④普段から意識して空き時間を作る
段取りを行い、目的を達成したあと、非常に重要となる要素があります。
それが『見直し』です。
せっかくの成果も、ちょっとしたミスが原因で評価が落ちてしまったり、最後になって問題が露呈したりしてしまいます。
そういった状況に陥らないためにも、スケジュールにある程度の余裕を持たせることが必要です。
一般的には空き時間は『アイドルタイム』と言われ、無駄と認識されます。
しかし、空き時間はそのままにしておくからこそ無駄となるのであって、確認作業に費やせばそもそも空き時間ですらなくなります。
何事にも確認を行うことは大切なことです。
確認作業に必要な時間を確保するためにも、ギリギリのスケジュールで動くのではなく、早めに目標を達成して、そこから確認作業を行うことまでを見越した上でスケジュールを立てていきましょう。
⑤買い物をする時の順路を予め決める
段取り力とは、言い換えれば計画性です。
無駄のない計画を立てる練習として非常に便利なのが、日々の『買い物』です。
今日買うつもりの物、行きたい店、所要時間などを考慮して、買い物ルートを事前に決定しておくことで段取り力を鍛える訓練になります。
買い物には、段取りを行う上で必要となる要素のほぼ全てが詰まっています。
「生鮮食品を買うから雑貨は先に済ませよう」
といったように、効率的な順路を考えてみてください。
ポイントとしては、「無駄を省く」という意識より、「短縮した分、他のモノも見れる」と意識した方が楽しく計画が立てられます。
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⑥すぐにメモをとる
前項の『カレンダーに予定を記入する』で、予定を把握するための習慣を提案しました。
次はそれを実践レベルに発展させていきましょう。
大まかな予定が立ったなら、そこから必要となる細かい要素を考慮して全体の計画を立てていく訳ですが、その細かい要素を何かしらの形で書き起こしてください。
予定が大きくなればなるほど、全てを把握することは難しくなります。
なので、予定を立てる前後で必要な物事を書き留めたメモは、いざという時に非常に役立ちます。
ポイントはいつでも書けて、いつでも見れるようにすることです。
携帯できるメモ帳や、スマホのメモアプリなど、自分にあった方法で実践してみてください。
⑦予定を共有する
組み立てた段取りに自分以外の誰かが関わってくる時、段取りに必要となる予定はみんなで共有しましょう。
計画が狂ってしまう要因の1つとして、メンバー内での認識のズレが挙げられます。
期日や進捗に対して、各々が実際と違うように認識していたせいで、取り返しのつかない事態に陥ることはよくあることです。
大まかな流れだけでも全員の見える形で公開しておくことで、この失敗が起きる確率は大きく減少します。
文書として掲示するだけではなく、LINEのアルバムやイベントなどの機能も非常に便利です。
事前に、共有しておいた方がいいことは共有しておく。
簡単なことですが、こういった『下準備』が段取り力アップの秘訣となります。
⑧リマインダーアプリを活用する
リマインダーアプリとは、アプリに入力した予定やタスクを、設定した日時にアラームしてくれるアプリです。
普通のアラームと違うのは、このアプリが単体としてメモとしての機能を有している点です。
「やることが細かいから、内容も一緒に確認できるようにしておこう」
というように、幅広い用途で活用することができます。
スケジュールを管理すると共に、失念を防ぐためにも非常に役立ちます。
『リマインダー』で検索してみると色々なアプリがリリースされているので、使いやすいものを使ってみてください。
⑨失敗する可能性も考えておく
スタートからゴールまで全てが順風満帆でいくのは難しいことです。
そのための段取りではありますが、イレギュラーに備えておくのも一つの段取りの形です。
どれだけ念入りに計画を立てようが、綻びは起きる時には起きます。
そうなった際に問われるのが、起きた綻びをどうカバーするかです。
計画を立てた時点で考えられる問題は、最低限想定しておきましょう。
当日雨が降るかもしれない、頼んでいた商品が期日に届かないかもしれない。
そういった不安要素が現実となった時、どう立ち回るべきなのか。
問題がどれだけ事前に分かればカバーできるのか。
それらを事前に想定しておけば、問題に直面した時に慌てずに済みます。
段取りが真価を発揮するのは、イレギュラーに直面した時なのです。
⑩メリハリをつける
段取りは、色々と気を遣うことが多いことですよね。
日常のあらゆる物事を完璧に段取ろうとすると、自分自身が疲弊してしまいます。
そうならないためにも、緩く生きる時はとことん緩く生きましょう。
ときには予定に縛られない時間も必要です。
段取りに必要な要素が本当に習慣化していれば、疲れは格段に軽くなるでしょうが、これからできるようになろうとするならば、詰め込み過ぎると途中で挫折しそうになることが必ずあります。
計画的な無計画が、ここぞという時に段取りを成功させる秘訣です。
最後に
段取り力とは、先を見越して計画を立てるためのスキルのことです。これは思い立ってすぐできることでなければ、ただ闇雲に頭を働かせてできることでもありません。
大切なのは、本当に必要な要素にいち早く気づき、何をするべきかを正しく認識することです。
繰り返しになりますが、それを身に付けるためには、日頃から意識して想像力を働かせて、『これから』について考える習慣を体得する他ありません。
初めは難しく感じるかもしれませんが、まずは自分にできることを少しずつ増やしていきましょう。
